ERPパッケージの導入|情報の一元管理による業績向上

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業務手順のシステム化

会議

企業内の事務業務とある書類処理は、どの企業でも行なっているあたり前の業務です。しかし、書類処理を行う際の申請書と印鑑の数は山にできる程多く、申請書に印鑑を押す作業もとても時間の掛かるものでした。多くの書類処理において多いのは3つ目の書類処理で、3つ目というのは担当者からまず印鑑をもらい、次に課長、最後に部長といった3つの印鑑が必要になる書類処理でそれだけでも大変な手間といえます。しかし、企業の中には7つ目の書類処理を行なっている企業もいます。3つ目でも手間が掛かる処理であるうえに7つ目となるとその書類処理に掛かる時間は計り知れません。IT技術の進歩により企業におけるそういった手間を解決するシステムが開発されました。そのシステムはワークフローシステムと呼ばれるもので、このワークフローシステムを企業に導入することで得られるメリットはとても大きいものとなるでしょう。
ワークフローシステムは、ワークフローすなわち業務手順をシステム化するもののことをいいます。このシステムを導入することで、印鑑を押す手間がなくなり、全ての申請書類等を管理することも可能になります。また、ワークフローシステム上において提出した申請書がどの段階の審議で止まっているのかがわかり、その申請書の承認が下りるまでの期間の目安も知ることができます。承認が下りるまでの期間の目安を把握することで事前に様々な計画を立てることもできるでしょう。このシステムの1番大きなメリットとして完全なペーパーレス化があげられます。電子化により紙を使うことがなくなるので、紙の購入や保管、情報の移送に発生するコストを全て削減することが可能なのです。システム上の管理なので書類の紛失等もなくなり、企業には嬉しいメリットだらけといえるでしょう。